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出張減りましたぁ~ 電話会議で補う日々

昨年(2008年)の9月から世界が一変してしまった感があります。

例に漏れず、私の職場でも経費節減は最大のミッション。 
海外出張もよほどのことが無い限り出来ない事態になってきました。

このペースだと「アメリカ出張年10回」は、今年は起こり得ないでしょう(涙)

そこで、登場するのが電話会議です。 

そう、電話大好き国民との電話会議です。

電話の英語。 嫌ですね。

でもこれはもう「慣れ」しかありません。

それでも実践を積む前に何かセオリーを習得できないかと、若い頃にはずいぶんと英語の教材を探しました。


でも電話の英語という切り口で探すと、その教材の例文は
「電話のかけ方、受け方」「取り次ぎ」「ホテルを予約する」「聞き直す」などが主な内容で、
電話会議にはまるで役に立ちません。

「英語でビジネス・ミーティング」とか、「会議の英語」などをキーワードに教材を探すとよいと思います。


時に「会議の英語」というと、お医者さんや大学教授が国際学会で研究発表する際に使う英語の教本にブチ当たることがあるのでご注意ください。

「電話の英語」がキーワードでなく、「会議の英語」を狙って教材を探してみてください。

電話で顔が見えないのはハンデキャップになりますが、いわゆる会議の要諦、

・目的を明確にする。
・時間を守る。
・無駄な横道にそれず、目的に向けて会話する。
・発言者を尊重し、また自分も必ず発言する。
・ややこしい話や会議で決められないような話は「別途」話しあうことにして即切り上げ、本題に戻す。

・結論を要約する。
・直ちに議事録を配布する。

を守ればよいのですが、アメリカ人の会議は「そもそも皆違う意見を持ってここに来ているのだ」という前提に立っていることを理解しておくべきです。

日本の会社の会議に見られる、「事前の根回しで会議前に大方の意思決定が決まっていて、会議はその確認のためにある・・・」という形体と大きく異なります。

日本の会議は「報告を聞く」、「情報を共有する」という目的のものが多いですね。

ただ、日本のお家芸である「根回し」も、アメリカ人にとって悪いこととは思われていないようです。

"get everyone on the same page" すなわち皆の共通理解を得ておくという意味で・・・です。

その理解を踏まえて、なおかつ持論を展開するのは言うまでもありません。

(ちなみに on the same page という表現はよく聞きますね。同じページを読んでいるよね、ということですね。)

ですからアメリカ人との会議において、最も大切なことは、

必ず発言する。 

ということです。持論をもって会議に臨んでいるなら当然だということですね。


さて電話会議ですが、

顔が見えない分、ハンデキャップはありますが、逆に自分が言いたいことをメモにしておいて読み上げることだってOKです。

ただし、この方法を使う時は想定される質問に答えるメモも書いておいた方がいいですね。

きちんと話をすると、質問は必ず飛んできます。

あとは慣れしかありません。 大丈夫!!

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